Se il vostro principale strumento di lavoro è un computer, e magari svolgete la vostra attività da casa attraverso Internet, potreste non avere una vera e propria postazione di lavoro, o comunque non dedicarle le giuste attenzioni.
Ottimizzare la nostra postazione di lavoro invece è molto importante, per aumentare la produttività e non solo. Vediamo alcuni semplici consigli che possono aiutarci in questo.
Per prima cosa, una postazione di lavoro è bene individuarla e non limitarsi a questo: dovrebbe essere separata da altri spazi, dedicati ad esempio al riposo o allo svago. Evitate quindi di mandare mail di lavoro col tablet da sotto le coperte o mentre siete al bagno… So che lo fate!
Certo, non tutti possono crearsi un ufficio in casa, ma è comunque possibile organizzarsi per prevenire un’eccessiva confusione, che non è mai positiva.
Come detto, sarebbe auspicabile dividere gli spazi e anche i tempi. Se potete non lavorate nella stessa stanza nella quale dormite o svolgete altre attività, e se non potete fare altrimenti, scandite almeno dei tempi precisi. Ci sarà l’ora in cui lavorate e quella nella quale guardate un film, pazienza se avverrà sullo stesso computer e nella stessa camera, è fondamentale che la differenza, prima che spaziale, sia temporale e, soprattutto, ben chiara nella vostra mente.
Se state facendo un lavoro al pc, non interrompetelo ogni 5 minuti per controllare l’email o i social network.
Tenete in ordine i vostri files, ma anche il vostro piano di lavoro, osservatelo con attenzione e rimuovete tutto quello che non serve. Siete sicuri che vi servano 10 penne, 5 matite e due gomme, quando raramente prendere degli appunti a mano? Una penna è più che sufficiente, non vi pare?
Ci vuole ordine, bisogna organizzarsi, i processi vanno ottimizzati. Non trinceratevi dietro un “ma io sono un creativo, nella confusione ci sguazzo, per me è fonte di ispirazione”. Direi che in un buon 90% dei casi, queste sono solo scuse.
Il sistema delle 5S
Ci sono varie scuole di pensiero per approcciarsi all’ottimizzazione della propria postazione di lavoro. Tra le tante, ho deciso di parlare del sistema delle 5S.
Le 5S a cui fa riferimento questo metodo indicano: sort, stabilize, scrub, standardize e sustain. Quindi, nella nostra lingua: selezionare, sistemare, pulire, standardizzare e rendere sostenibile.
- Sort
- Stabilize
- Scrub
- Standardize
- Sustain
Iniziamo con una selezione di quello che realmente ci serve. Evitiamo di accumulare sul tavolo oggetti e documenti inutili, spesso il nostro computer ci potrebbe bastare, se ci servono un blocco per appunti, una lampada e simili nessun problema, ma evitiamo ricevute di bollette, rimasugli di cibo, libri non legati al nostro lavoro, ecc. Questi oggetti levano spazio e creano distrazioni.
Una volta definito quello che realmente ci serve, organizziamo (sistemare) gli oggetti in modo da avere a portata di mano quelli usati con maggiore frequenza, evitando così perdite di tempo e movimenti inutili.
Il punto tre, la terza S, ovvero “pulire”, non ha bisogno di particolari spiegazioni. È importante che teniate puliti sia la postazione che i vostri strumenti, lo è per la vostra salute, ma anche per una forma di rispetto per voi e per il vostro lavoro. Un ambiente pulito è sicuramente più gradevole, e quindi incentiva la produttività.
La standardizzazione (quarta S) è importante per rendere le ottimizzazioni di cui abbiamo parlato praticamente automatiche. Pulire e mantenere essenziale e ordinata la vostra postazione non deve diventare un peso, ma una cosa naturale, e per questo standardizzare i processi è molto importante.
Dovrete poi rendere il tutto sostenibile, o sistematico, ovvero fare in modo che il sistema delle 5S diventi per voi una routine. All’inizio sarà un po’ difficile, ma non abbandonate alla prima difficoltà. Per ottenere risultati serve costanza, se siete dei freelance lo saprete molto bene.
Il sistema delle 5S non è pensato specificatamente per chi lavora al computer, quindi necessita di almeno un’integrazione. Fate attenzione alla vostra postura. Create quindi una postazione che sia il più possibile ergonomica e che vi permetta di lavorare senza sforzarvi troppo fisicamente, costringendovi in posizioni poco naturali.
Trovate una sedia comoda, e della giusta altezza, e posizionate tastiera e monitor in modo da non sforzare spalle, collo, gomiti, schiena e di non affaticare eccessivamente la vista. Non solo la vostra produttività, ma soprattutto la vostra salute migliorerà notevolmente.
In fine non dimenticatevi, ogni tanto, di abbandonare la vostra postazione di lavoro. Fate delle pause con una certa frequenza, ad esempio 15 minuti ogni 2 ore. Durante questi momenti allontanatevi dal computer, riposate gli occhi e sgranchitevi un po’ le gambe. Mi raccomando, evitate di distogliere lo sguardo dal monitor del pc per concentrarvi subito sul display dello smartphone.
