La gestione delle fatture è uno dei problemi più sentiti per aziende e freelance, che molto spesso devono provvedere da soli a scriverle e gestirle. In queste situazioni, un software cloud di supporto può essere molto utile, specie quando è aggiornato e flessibile come nel caso di myfoglio.
Si tratta di un sistema cloud, che richiede un semplice browser senza installare nient’altro, per la gestione della fatturazione in termini di entrate ed uscite: si trova sul sito www.myfoglio.it, ed è gratuitamente disponibile per tutti (salvo richieste di personalizzazioni). myfoglio già con la versione FREE consente inoltre di creare illimitatamente fatture e note di credito in formato FatturaPA in modo semplice e veloce, fornendo anche il servizio di Firma Digitale, trasmissione allo SDI e l’archiviazione a norma di legge in partnership tecnologica con Fast Invoice di ICBPI (Istituto Centrale delle Banche Popolari Italiane).
Tra le sue caratteristiche più interessanti troviamo:
- è disponibile in italiano, inglese e tedesco;
- permette di gestire gratuitamente 50 MB di archivio documentale;
- offre all’utente un numero illimitato di fatture elettroniche PA (XML e PDF SOGEI) e di fatture emesse e ricevute (non PA);
- permette di gestire preventivi, proforma, DDT, note di credito, fatture, ricevute, previsionale IVA;
- permette di esportare i documenti in CSV, XLS, PDF;
- gestisce fino a 3 documenti periodici nella versione free;
- è disponibile come app gratuita iOS e Android.
Esempio d’uso: fare login
Dopo essersi registrati con la propria email, non appena si accede alla schermata di login sono richieste username e password con connessione protetta via SSL in bella vista: un fatto molto importante in termini di sicurezza informatica, e che nessun servizio online dovrebbe sottovalutare. Già la versione free, quindi, offre un numero illimitato di anagrafiche e documenti, da poter gestire liberamente per la propria contabilità.
Completare il profilo
Non appena si effettua il primo accesso, la prima cosa che viene richiesta è quella di completare il proprio profilo anagrafico e fiscale: solo così si potrà procedere correttamente al seguito dei servizi. Tali dati prevedono un form molto intuitivo nel quale sarà necessario inserire il proprio nome o ragione sociale, CAP, città, ed un numero di campi ulteriori tra cui il proprio codice fiscale e partita IVA. Tutti i campi sono validati mediante suggerimenti automatici in tutta l’applicazione, al fine di evitare errori di digitazione che poi si propagherebbero sulle nostre fatture.
Emissione di fatture online
Quello che ho provato ad eseguire corrisponde con ciò che faccio abitualmente per la mia attività: emettere fatture numerate per servizi anche molto diversi tra loro, con inserimento automatico di data e numerazione, cosa che – operando come molti con Excel – può capitare quando si va di fretta, ad esempio.
Il principale vantaggio dell’uso di un’app nel cloud risiede, in effetti, in una gestione centralizzata delle nostre fatture, il che ci evita la gestione manuale di molti aspetti e velocizza parecchio le operazioni.
Nel caso di myfoglio siamo tranquilli perché:
- le fatture possono partire da 1 oppure, se siete nell’anno in corso, da un numero a nostra scelta: questo serve per non farvi saltare la numerazione, o crearvi difficoltà nel passaggio dal sistema cartaceo / tradizionale a quello cloud.
- è inoltre possibile stabilire la modalità di numerazione, che è esprimibile sia come numero intero singolo che come l’accoppiata numero/anno.
Quando iniziamo a scrivere l’intestazione del fornitore (cioè colui a cui emettiamo fattura), c’è anche qui una funzione di auto-completamento che – nel caso in cui l’azienda o la persona sia presente nell’archivio ICRIBIS – compilerà in automatico tutti i campi necessari.
Andando ad inserire i prodotti (nel caso dei freelance e delle aziende online, dei servizi) avremo a nostra disposizione un campo descrizione, un eventuale codice (anche qui i valori più adatti vengono suggeriti) ed i dettagli su quantità e prezzo. Ogni servizio viene indicato con la consueta tripla (quantità, descrizione, prezzo) ed eventuale imponibile: possiamo indicare su ogni riga il numero di servizi che desideriamo, come mostrato di seguito.
Opzioni sull’IVA nelle fatture
Mi è sembrata molto utile l’opzione sull’IVA, che vi mostro qui, dato che c’è una certa confusione sull’argomento, a mio avviso: tutte le modalità possibili sono presenti, e potrete scegliere quella che fa al caso vostro dal menu a tendina che ho riportato nella screenshot.
Per esempio, potremo emettere fattura con IVA al 22%, 21%, 10%, 4% oppure esente, con indicazione automatica dell’articolo di riferimento (ad esempio 10, 15 o 41). Fatto questo, potremo indicare ulteriori parametri, tra cui – se necessario – altri parametri fiscali, valuta, termini di pagamento e note. Salviamo i dati inseriti e procediamo oltre, a questo punto.
Altre attività e considerazioni finali
All’interno della “Ultime attività” che vedrete a questo punto, si trova uno storico di tutte le operazioni che abbiamo eseguito: nel nostro caso, la creazione di un nuovo cliente, l’inserimento di due servizi, e la conferma della registrazione della fattura all’interno del sistema.
Cliccando sul menù a sinistra, infine, potremo visualizzare l’andamento della nostra attività in termini di entrate ed uscite, visualizzando un grafico molto immediato in merito. Da esso è infatti possibile visualizzare entrate ed uscite della nostra attività, mediante un apposito istogramma suddiviso per giorni, mesi ed anni.
myfoglio si presenta quindi, in definitiva, come soluzione completa e semplice da usare per gestire le vostre fatture online ed esportarle, stamparle e gestirle al meglio.
