Anno nuovo, vita nuova. E’ il momento di rivedere tutto quello fatto nell’anno precedente e stabilire cosa c’è da mantenere e cosa da cambiare. Crei ancora le tue fatture con excel? Il massimo del tuo sistema di archiviazione è una semplice organizzazione in cartelle/sottocartelle dei file excel?
Usi un software datato che non ti permette grandi modifiche ma ti impone una impostazione davvero obsoleta e poco soddisfacente?
Forse ho scoperto la soluzione per te.
Se sei un web designer come me avrai a che fare con i CMS ogni giorno, hai mai pensato di usarne uno che avesse l’unico scopo di gestire e creare le fatture?
Forse no, ma se cerchi su google troverai un CMS che fa proprio al caso tuo : Siwapp.
Siwapp
Siwapp é un CMS scritto in PHP gratuito e opensource, basato sul framework Symphony. Vedi la demo (username, password: test) oppure scarica siwapp dal sito ufficiale ed installalo con i file di esempio.
Nella fase di installazione si può scegliere la traduzione in Italiano e se necessario possiamo modificare noi stessi il file di traduzione messages.it.xml ( personalmente ho modificato la traduzione “cruscotto” con “riepilogo” e “stime” con “preventivo”) .
Quello che salta subito all’occhio è un layout pulito e chiaro, ma cosa tutto fa questo CMS?
La domanda giusta in realtà è cosa possiamo farci noi con siwapp:
Modifiche template fattura e preventivo
Abbiamo la possibilità di creare un template personalizzato per le nostre fatture con la sola modifica html/css .
Il sistema ci permette anche la creazione dei preventivi a cui può essere assegnato un template diverso da quello già utilizzato per le fatture.
Per modificare il template consiglio di iniziare da quello predefinito.
Nel codice si troverà ad esempio:
{{settings.company_name}} è un tag che viene utilizzato per richiamare l’informazione inserita da pannello. In questo caso corrisponde a ciò che è stato inserito nel campo “Company name” in “Global settings” (o “Nome azienda” in “Configurazione globale” nella versione in italiano).
Per modificare il template possiamo procedere ad intuito o guardare la lista dei tags.
Se anche tu sei nel regime dei minimi ho preparato per te due template da scaricare liberamente!
Gestione clienti e prodotti
Una volta inserita la fattura viene salvato in archivio il nome cliente e suoi dati. Questo ci permette una visione/modifica dal pannello apposito e una creazione veloce della fattura per lo stesso cliente.
Se nelle nostre fatture ci sono dei prodotti che si ripetono sarà utile crearlo dal pannello apposito compilando i campi : tag, descrizione, prezzo. Questo ci permette di inserire i prodotti in fattura in modo più veloce ma anche di avere un riepilogo sulla quantità venduta per tipo di prodotto.
Categoria e numerazione fatture
Nel pannello “configurazione generale” possono essere create diverse categorie in cui inserire le fatture a cui corrisponderà una diversa serie numerica.
Il numero quindi sarà inserito in fattura in modo automatico con la giusta successione.
Appunto: l’unica pecca che ho riscontrato in questo sistema è che per ora non è possibile modificare l’ordine delle fatture dal pannello di amministrazione e con esse il numero associato. Quindi bisogna fare attenzione ad inserire subito le fatture in modo corretto per datazione perché un eventuale errore potrebbe voler dire cancellare parte delle fatture già inserite.
Gestione più aliquote
Sempre nel pannello “configurazione generale” è possibile impostare il sistema di tassazione.
Per me che sono una web designer con regime dei minimi non sono soggetta a IVA, però essendo iscritta all’inps con la gestione separata posso rivalermi del 4% sul totale, mi è stato quindi utile poter inserire questo campo.
In ogni fattura avrò quindi la possibilità di scegliere se inserire o no la rivalsa, l’ho impostata però di default in modo che la inserisca come impostazione iniziale.
Pannello preventivi
Questo pannello permette la creazione veloce di preventivi e la possibilità di mantenere uno storico e resoconto
sulla situazione impostando lo stato (Pendente, Approvato, Rigettato).
Anche i preventivi hanno un loro sistema di numerazione per categoria, naturalmente separato dalla serie delle fatture.
Dal preventivo possiamo passare alla fattura con un semplice click su 
“Salva e crea fattura” alla fine della pagina e verrà inviata nel pannello delle fatture dove dovrà essere confermata ed eventualmente modificata.
Sistema ricerca fatture
La ricerca può essere effettuata in vari modi, i più utili sono per : nome cliente , data , tag , categoria .
I tags possono essere inseriti in ogni fattura dal campo specifico.
Considerazioni finali
Non ho citato tutti i vantaggi di siwapp ma quelli che personalmente mi hanno colpito e mi hanno portato a sceglierlo.
Per mostrare la versatilità delle modifiche, ecco un esempio della mia personale modifica del template della fattura. Avrei però due richieste di migliorie da fare, il primo l’ho già citato e lo ritengo molto importante:
1) poter modificare l’ordine delle fatture e con esso il numero associato.
2) creare una gerarchia di utenti a cui assegnare diversi permessi :
- es 1 : avere la possibilità di creare un utente che abbia il permesso “sola lettura” da assegnare al nostro commercialista, in modo che possa prendere visione delle nostre fatture senza modificarle accidentalmente;
- es 2 : creare un utente che abbia la possibilità di visionare esclusivamente la parte delle fatture che lo riguardano e poterle visionare/scaricare ;
Per fortuna esiste una comunità di developer in continuo fermento, confidiamo in loro (o in voi) per avere un miglioramento di un cms già fantastico e soprattutto gratuito!
