Decidere di diventare freelance può essere la scelta della tua vita: un freelance non ha orari da rispettare, può lavorare ovunque, è libero di gestire e organizzare il proprio lavoro.
Tuttavia se in ufficio il tuo compito era soltanto di creare layout su Photoshop o di stare ore e ore a scrivere righe di codice, ti accorgerai presto che la vita del freelance è molto più complessa. Avrai bisogno di acquisire nuove competenze e di organizzare al meglio ogni aspetto del tuo lavoro. Niente paura… A volte si tratta solo di trovare gli strumenti giusti!
Tra gli aspetti che ritengo più importanti per presentarsi e lavorare in maniera professionale, ne ho scelti quattro e per ognuno ho selezionato uno strumento che potrà esserti d’aiuto, come lo è stato per me. Alcuni li conoscerai già, ma spesso sapere come vengono utilizzati da un’altra persona può offrirti qualche spunto di riflessione. Scopriamoli insieme!
Gestione del tempo: Toggl
Per la gestione del tempo ho scelto Toggl, un semplice timer on-line che permette di tracciare quanto tempo abbiamo impiegato per lavorare su un determinato progetto. L’impostazione è completamente manuale, non c’è nulla di automatico, e per alcuni potrà sembrare una follia e una complicazione, ma è così funzionale e ben studiato che da quando ho iniziato a utilizzarlo, non ho pensato neanche per un’istante di smettere di farlo, anzi ho scoperto con il tempo sempre più aspetti positivi.
Nella versione gratuita è possibile creare un team con 5 persone e inserire un numero illimitato di clienti ai quali assegnare più progetti, ad esempio se per un cliente devi creare sia il logo sia il sito web potrai distinguere quante ore hai impiegato per un’attività e quante per l’altra. A ogni progetto è inoltre possibile associare dei tag per classificare ulteriormente il tipo di attività.
Toggl genererà automaticamente per te dei report giornalieri, mensili o annuali, dettagliati e anche graficamente belli, di tutte le tua attività con la possibilità di esportarli in formato PDF o CSV.
Toggl è stato una vera rivoluzione per il mio lavoro, mi ha insegnato a quantificarlo e valutarlo meglio. Utilizzandolo mi sono resa conto che per molte attività, soprattutto per le più semplici, impiegavo più tempo di quello che avrei pensato.
Capire bene quanto tempo si impiega su un determinato tipo di progetto sarà di fondamentale importanza quando andrai a preparare il prossimo preventivo.
Organizzazione dei file: Dropbox
Dropbox non è certo una novità. Nato nel 2008 è un servizio di cloud storage che permette di salvare i propri file su uno spazio online.
Per me la sua scoperta significò la fine dell’utilizzo spietato della pennetta USB, sulla quale copiavo i file di cui avevo bisogno ma inutilmente, perché, sistematicamente, la lasciavo attaccata al computer sbagliato, ritrovandomi così senza file.
Con Dropbox questo non succede, perché i file vengono sincronizzati online e in seguito su tutti i device sui quali si è configurato. In questo modo i tuoi file sono sempre con te, accessibili anche dallo smartphone.
Con la registrazione abbiamo a disposizione 2GB di spazio che si possono incrementare invitando gli amici a iscriversi o acquistando un’abbonamento.
Ho scelto Dropbox per tre motivi.
- Mi da la possibilità di iniziare un lavoro dal computer di casa e continuare ovunque ci sia un computer e una connessione a internet.
- È possibile condividere file o cartelle con altri utenti per facilitare il lavoro in team. Dropbox ci invierà notifiche se verranno caricati nuovi file o se un determinato file verrà aggiornato. Negli ultimi mesi è stata inoltre introdotta una nuova funzione, i commenti: basta cliccare su un file con il tasto destro e selezionare il link Visualizza Commenti. Possiamo anche menzionare un utente specifico che riceverà una notifica.
- È possibile recuperare file cancellati per sbaglio o versioni precedenti. Dropbox mantiene i file per almeno 30 giorni: basta accedere alla pagina web e fare clic sull’icona del cestino di fianco alla casella di ricerca. I file eliminati verranno visualizzati in grigio e sarà possibile cancellarli definitivamente o ripristinarli.
- Se abbiamo più materiale su Dropbox rispetto allo spazio disponibile nel nostro disco rigido, possiamo decidere di non sincronizzare alcune cartelle su un determinato dispositivo grazie alla Sincronizzazione selettiva. In questo modo i nostri file saranno sempre accessibili online su Dropbox, ma non figureranno in nessuna delle cartelle locali.
Gestione delle scadenze e dei lavori da fare: Asana
Asana è un’applicazione web e mobile molto utile sia se lavori da solo o sia che tu faccia parte di un team.
È una tra le tante applicazioni per la creazione di ToDo List, ma a mio avviso la migliore per un utilizzo professionale. All’interno di Asana è possibile creare più gruppi di lavoro con all’interno fino a 30 persone nella versione gratuita.
Ogni team avrà un suo Workspace, uno spazio di lavoro all’interno nel quale si possono creare nuovi progetti e task.
L’interfaccia è costituita da una sidebar fissa che ti permette di navigare tra i workspace e i progetti. Selezionando un progetto puoi visualizzarne i task, aggiungerne altri e assegnare il compito a un componente del team o specificare una data di scadenza.
Ogni task può essere arricchito con una descrizione e dei sottotask, e c’è inoltre la possibilità di caricare file utili alla realizzazione del lavoro o scrivere un commento.
In alto ci sono due tab molto utili My Task, che ci permettono di vedere tutti i compiti che ci sono stati assegnati in ordine di priorità, data di scadenza o progetto, e My Inbox, dove troviamo tutte le notifiche che riguardano i task su cui stiamo lavorando, come aggiornamenti e commenti.
Per sfruttarne appieno il potenziale, puoi sincronizzare Asana con altri programmi che stai già utilizzando come ad esempio: Google Drive, Dropbox, MailChimp, WordPress e Evernote.
Ispirazione e aggiornamento: Panda
Per un designer è di fondamentale importanza rimanere aggiornato sulle tendenze e le ultime novità in campo tecnico: con Panda diventa davvero semplice.
Panda è un sito web che unisce in un’unica interfaccia le notizie dei migliori siti di design. In questo modo possiamo visitare i nostri siti web preferiti in un’unica finestra senza doverci collegare a ognuno.
Nel layout di default troviamo a sinistra le notizie da siti come Hacker News, Product Hunt o Sidebar, mentre a destra ci sono gli ultimi progetti caricati su Dribbble, Behance o Awwwards. Basta selezionare il proprio preferito tramite il menù a discesa, ne vengono spesso aggiunti nuovi.
Se non ci piace il layout di base, è possibile scegliere tra 6 layout differenti in funzione di cosa ci interessa di più: uno sviluppatore, magari, è più interessato a vedere nuove notizie piuttosto che le ultime icone caricate su Dribbble.
Se non abbiamo il tempo di leggere un articolo, possiamo salvarlo tra i nostri preferiti, per ritrovarlo più facilmente in seguito. Inoltre nell’ultima versione è stata aggiunta anche una Job Board, con annunci di lavoro da tutto il mondo, e il Focus Mode, dove possiamo scrivere fino a 5 cose che dobbiamo fare e per 30 minuti visualizzeremo sempre quei task in modo da concentrarci e non distrarsi dal lavoro.
Ma la cosa che trovo davvero geniale è che è possibile scaricare un’estensione per Google Chrome, che carica l’home page di Panda ogni volta che si apre una nuova finestra del browser. Io adoro cominciare la mia giornata lavorativa vedendo cosa è stato creato nel mondo mentre io dormivo!
Conclusioni
Questi sono solo alcuni dei tool che utilizzo tutti i giorni per organizzare al meglio il mio lavoro. Tu ne conosci qualcuno? Di cosa non potresti fare a meno?
