Prova a pensarci: quante e-mail invii e ricevi al giorno? Probabilmente talmente tante che neanche sapresti indicare un numero preciso.
Nonostante lo scambio di e-mail sia una prassi abituale e consolidata, spesso la comunicazione scritta causa fraintendimenti, disguidi, incomprensioni: senza dubbio il fatto che non si possa parlare vis-à-vis con l’interlocutore incide molto, ma non è l’unica causa. La mancata comprensione può essere dovuta a piccoli aspetti di cui non ci si cura, primo fra tutti la punteggiatura.
Ebbene sì: se stai parlando con una persona e vuoi chiederle qualcosa, uso l’intonazione della voce per trasformare un’affermazione in una domanda; nella scrittura non è possibile, devi usare la corretta punteggiatura, in questo caso il punto interrogativo, per esprimere una domanda. O ancora: se vuoi conferire un certo significato alla frase che stai scrivendo, dovrai inserire le virgole nei posti giusti all’interno del periodo, altrimenti la frase potrà assumere una connotazione differente dall’intenzione espressiva che volevi trasmettere.
Questo è solo un esempio di quanto sia impattante un elemento della lingua, come la punteggiatura, nella comunicazione scritta, quindi anche nel caso delle e-mail.
Vediamo allora come scrivere e-mail efficaci per la comunicazione, che possano agevolare il rapporto tra chi legge e chi scrive. Lo scopo è duplice: favorire un dialogo fra gli interlocutori da un lato e ottimizzare i tempi dall’altro (quanto tempo perdiamo a scrivere, riscrivere, leggere e rileggere e-mail che non abbiamo capito?!).
7 consigli per scrivere e-mail efficaci
1) Oggetto e-mail
Non devi mai dimenticarti di inserire l’oggetto della tua e-mail, sia come forma di rispetto nei confronti del ricevente, che in tal modo potrà già farsi un’idea del contenuto della mail, sia per netiquette, quell’insieme di regole, usi e costumi del civil vivere in rete.
L’oggetto e-mail deve sempre essere
- breve
- chiaro
- personalizzato
Mi soffermo sull’ultimo punto, dato che i primi due sono di immediata comprensione: dire che l’oggetto e-mail deve essere personalizzato, vuol dire che deve far specifico riferimento al cuore della trattazione e non essere generico.
Faccio un esempio. Se devo inviare un’e-mail a una persona per invitarla come speaker a un evento di web marketing, l’oggetto e-mail potrà essere:
– “Nome evento 2017: invito come speaker”
oppure
– “Invito come speaker al nome evento 2017”
Al contrario, non scriverò oggetti e-mail del tipo “Collaborazione per evento”, perché è troppo generico, non è chiaro e non si capisce nulla: che tipo di evento? Come si chiama l’evento? Che tipo di collaborazione? Come co-organizzatore? Come sponsor? Come media partner?.
Ricorda che molte e-mail vengono cestinate prima ancora di essere aperte proprio in base all’oggetto e-mail!
2) Destinatario
Vorrei distinguere due casi: il primo in cui non conosco il destinatario (ho il suo indirizzo e-mail, ma è la prima volta che lo contatto); il secondo in cui ho già effettuato uno scambio e-mail con il mio interlocutore.
- Caso in cui non conosco il destinatario.
Dopo i saluti come forma d’apertura, è sempre buona regola presentarsi. Sai perché te lo dico? Perché, anche se dovrebbe essere scontato, mi capita di ricevere spesso e-mail da professionisti che non conosco senza un’opportuna presentazione.
Non è sufficiente scrivere: “Buongiorno Valentina, sono nome cognome dell’agenzia/dell’azienda XXXXX. Ti scrivo perché…”
Molto meglio una presentazione accurata del tipo: “Buongiorno Valentina, sono nome cognome dell’agenzia/dell’azienda che si occupa di XXXXX. Sono il responsabile della comunicazione digitale e, siccome tra le mie attività rientra anche la supervisione dei canali social, ti scrivo perché…”.La presentazione serve a qualificarti agli occhi di chi ti legge e a capire, da come ti esponi, quali potrebbero essere gli scopi della comunicazione.Se, inoltre, non conosco il destinatario, posso trovare informazioni sulla sua persona in rete (ad esempio guardando il profilo Linkedin o leggendo il suo blog/sito), per cercare di farmi un po’ una cornice della persona con cui andrò ad interagire. - Caso in cui conosco il destinatario.
I saluti non sono un optional: il fatto di conoscere già questa persona o di averle risposto un’ora precedente, non giustifica il non saluto, che sicuramente sarà informale e friendly.
3) Indirizzo e-mail
Presta particolare attenzione alla scelta del tuo indirizzo e-mail, che è bene che sia “nome@dominio.it/com” o “nome.cognome@dominio.it/com”.
Personalmente non amo molto gli indirizzi con il solo cognome (come “turchetti@dominio.it/com”) perché trovo che non aiutino a creare empatia e a conferire quel senso di umanizzazione di cui c’è tanto bisogno online. Ma forse questo è un fatto mio soggettivo (se vi va, fammi sapere cosa ne pensi nei commenti sotto a questo articolo).
Se sei un freelance, cerca di non usare troppa creatività nella scelta dell’indirizzo e- mail: evita nomignoli, abbreviazioni strane e altri user ambigui (penso a cose del tipo “bella85@gmail.com” o “eli368@gmail.com”).
4) CC/CCN
La regola è: se ricevi un’e-mail con alcune persone in CC (copia), devi selezionare “Rispondi a tutti” perché tutte le persone devono essere lasciate all’interno della comunicazione.
Se vuoi scrivere un’e-mail a qualcuno e vuoi renderne partecipe anche qualcun altro, ma senza che il tuo destinatario lo sappia, metti quel “qualcun altro” in CCN (copia nascosta).
Infine, usa il CC con parsimonia: metti in copia solo le persone veramente coinvolte nel messaggio. Riceviamo già tantissime e-mail al giorno: è importante ed educato non riempire la casella e-mail di utenti non in linea con la nostra argomentazione.
5) Scelta delle parole
Cerca di evitare le parole o espressioni negative, come “problema”, “urgente”, “impossibile” e così via. Piuttosto, cerca un’alternativa: l’italiano è una lingua così ricca che non faticherai a trovare una soluzione!
Invece di scrivere:
– “Questo è un problema: come facciamo?”
Preferisci:
– “Hai qualche idea per sbloccare/risolvere la situazione?”
6) Chiusura
Non dimenticare la formula di chiusura, composta da ringraziamenti e saluti. Un piccolo consiglio empatico è quello di augurare buon lavoro o buona giornata/serata a conclusione e-mail.
7) Firma
La firma è molto importante: anch’essa contribuisce all’immagine aziendale che comunichi.
La firma dovrebbe contenere le seguenti informazioni:
- nome e cognome;
- job title;
- logo;
- indirizzo e-mail, cellulare e numero di telefono;
- plugin social network;
- eventuali info aggiuntive (banner anniversario azienda, eventi o fiere cui si partecipa e così via).
Figura 1: esempi di firma e-mail con dati completi
