Facciamo una leggera deviazione dal percorso intrapreso nei precedenti articoli riguardanti il project management. Una pausa, ma rimanendo sempre in tema e parlando di uno dei tool online gratuiti che a mio parere è tra i migliori in circolazione. Stiamo parlando di Trello, un’applicazione versatile dalla semplicità disarmante.
Quando parliamo di tool per il project management non siamo costretti a fossilizzarci sul top della gamma, non dobbiamo per forza di cose pensare a diagrammi di Gantt, assegnazione risorse, rispetto dei tempi, budget e così via.. non tutti hanno bisogno di software come Microsoft Project per dirne uno noto.
Certo, utilizzarli e poterlo dire ci rende “fighi”, ma perché non partire da ottimi e potenti tool gratuiti utilizzandoli al meglio per poi andare a salire a seconda delle esigenze?
Tweet ThisLa grande azienda sicuramente non ha problemi di budget, ma per te che hai bisogno di amministrare un team di lavoro e sei semplicemente un webdesigner o uno sviluppatore ricorda che una soluzione c’è: una di queste è Trello.
Perché Trello? Perché non dovremmo usarlo mi chiederei. Ha tutto, in maniera semplificata ma lo ha. Semplice non significa inadatto, semplice è sinonimo di qualità per me. Adoro il minimal. Grazie a Trello possiamo creare liste, utilizzare i task, attribuire permessi di scrittura al team da gestire, caricare file e molto di più!
Analizziamo adesso un aspetto alla volta.
Le liste
Cos’è innanzitutto una lista? C’è chi la definisce una categoria, dove possiamo inserire tutti gli elementi comuni, ma non serve un mio parere a dire che non è assolutamente così. Se Trello è un tool per gestire i più disparati progetti, allora possiamo identificare le liste come delle fasi di progetto: fase di pianificazione, fase realizzativa e così via.. in realtà tutto dipende da come vogliamo organizzare il lavoro, a fine post ognuno avrà una sua idea e personalizzerà a modo proprio l’utilizzo di Trello.
Per ora limitiamoci a standardizzare le cose. Parliamo quindi di fasi di un progetto qualunque, e possiamo farlo creando tre liste generiche ma sempre attuali:
- to do list, dove andremo ad inserire la lista delle cose da fare, o gli step se parliamo di progetti;
- doing/pending list, dove inseriremo di volta in volta lo step che stiamo affrontando, o quel che stiamo facendo;
- done list, dove inseriremo i processi conclusi per tenerne sempre traccia.
Già ora possiamo quindi intuire le potenzialità di Trello. Entriamo nello specifico.
Le cards
Abbiamo ora creato delle liste, o delle fasi di lavoro a seconda delle esigenze. Cosa inseriremo all’interno di queste macro-aree? All’interno di ogni lista, per suddividere al meglio il lavoro vengono in nostro aiuto i task, o come vengono chiamate su Trello, le cards..
Cosa sono le cards? Le cards non sono altro che delle attività o delle micro-attività che andremo a raggruppare a seconda delle nostre necessità. In realtà molto dipende dalla nostra organizzazione del lavoro e dallo scopo che avremo dato alle varie liste in precedenza.
Orientandoci sullo schema fornito sopra, le cards saranno tutte quelle attività che dovremo svolgere fino alla fine del progetto.
Non finisce quì. Le cards hanno un potenziale enorme racchiuso nella loro semplicità di utilizzo. Potremo infatti:
- attribuire una descrizione, un’introduzione che spieghi a cosa serve una determinata attività non fa mai male;
- attribuire un label (etichetta), in modo da assegnare attività uguali o simili alla stessa “categoria”;
- stabilire una due date, ossia una data di scadenza;
- assegnare uno o più utenti ad un determinata attività, ottimo per i lavori in team;
- assegnare una checklist, un elenco delle cose da fare all’interno di quell’attività;
- caricare allegati, tramite pc, dropbox o Google Drive.
Utenti, ruoli e scadenze
Dopo aver visto brevemente cosa è possibile fare con le cards è bisognoso soffermarci qualche istante sugli utenti. Ricordiamo che Trello è un tool per il project management, o come affermano i suoi sviluppatori è un tool per qualsiasi tipo di progetto, dall’organizzazione del proprio lavoro alla gestione del lavoro in team.
Tutto dipende dal progetto che dobbiamo realizzare e dalla nostra capacità organizzativa, più saremo in grado di suddividere il lavoro in step e maggiori saranno le probabilità di riuscita del progetto.
Scadenze e ruoli iniziano quindi a prender forma dinanzi a noi, a diventare più importanti. Ogni attività, necessaria per poter portare a compimento il progetto potrà aver assegnato il proprio utente ed una data di scadenza da noi stabilita. L’abbinamento di uno o più utenti ad una determinata attività (card) non fa altro che attribuire a questi la possibilità di modificare e interagire con la card. Ricordiamo che nella versione gratuita esistono solamente due ruoli possibili: admin e utente normale.
Stabilire una scadenza invece ci permetterà sempre di tener sotto controllo il team che stiamo gestendo e la percentuale di completamento del progetto.
Es: ho incaricato il nostro carissimo Andrea di scrivere al posto mio l’articolo su Trello entro il 18 Giugno entro le 10:00 di mattina. Man mano che ci si avvicina alla data, vedremo il calendario cambiar colore, dal grigio all’ arancione al rosso. Se una volta effettuato l’accesso vedrò il colore meno atteso allora non mi resterà altro che prendere provvedimenti… o scrivere da solo l’articolo.
Trello e il cliente
Facciamoci furbi. Poiché abbiamo la possibilità di attribuire utenti a determinati progetti e/o attività, potremo sfruttare al meglio questa possibilità per andare ad abbattere i costi e risultare più competitivi sul mercato. Quanti di voi prevedono incontri con il cliente durante la realizzazione di un lavoro? Ed immagino che questi siano giustamente messi in conto!
Bene. D’ora in avanti potremo tranquillamente evitare di farlo se assegneremo il nostro cliente al progetto, con l’unica possibilità di visionare a che punto si trovano le diverse attività e di commentarle. In questo modo lui sarà sempre aggiornato sullo svolgimento del lavoro, e sarà ben felice di vedere con i propri occhi che sta andando avanti, passo dopo passo.
Attenti però a non commettere tre errori banali:
- fare il cliente amministratore, si rischia di veder apparire nuove e insensate attività nella migliore delle ipotesi, nella peggiore spariranno tutte;
- associare il cliente ad un’attività, il cliente deve vederla, mai gestirla;
- caricare screenshot del lavoro in corso d’opera, ottima cosa in realtà ma solo se si conosce davvero il cliente.
Non assegnare il cliente (o un utente) a nessuna card gli permetterà solamente di essere un osservatore passivo e silenzioso. Se conosciamo chi abbiamo di fronte, e al contrario vogliamo permettergli di commentare le singole attività possiamo scegliere di associarlo alla card desiderata (con tutti i rischi del caso), oppure di crearne una parallela per permettergli di commentare, ma onestamente non è il modo più pulito di procedere, tutt’altro.
Vogliamo sì permettere di supervisionare passo passo quel che accade, ma ricordiamoci che una call conferencem o una telefonata non fa mai male e sappiamo sempre farla.
Etichette e filtri
Quando si parla di attività e di utenti è bene tener presente due aspetti: le “categorie” in cui rientrano le attività e le singole attività svolte da ogni utente. Per tenerle sempre sotto controllo quindi, dovremo decidere come muoverci.
Quanto è grande il nostro team? Quante categorie possiamo individuare?
Nella versione gratuita di Trello abbiamo la possibilità di attribuire fino a sei etichette di colore differente alle diverse attività.
Entra quindi in gioco nuovamente la nostra capacità organizzativa: a chi le assegneremo? Ogni utente avrà la sua etichetta? O prediligeremo le categorie una volta individuate?
Il consiglio è quello di orientarsi sempre sulla seconda, ecco le ragioni.
La sidebar di destra di Trello sarà la nostra area gestionale, e tra i vari strumenti ne ha uno utilissimo: il filtro. Tra i filtri possibili ci sono proprio gli utenti, le etichette e le scadenze. Ecco perché non ha senso attribuire un etichetta ad un utente.. sarebbe sprecata. Ricordiamo che in caso di necessità potremo anche combinarli.
Menzione necessaria son le date di scadenza, inutile dire a cosa servano. Filtrandole avremo la possibilità visionare i progetti già scaduti o che scadranno tra un giorno, una settimana o un mese.
Se vogliamo esser più precisi ancora? Molto semplice, basterà cliccare sul calendario e se avremo correttamente impostato le scadenze di volta in volta avremo a disposizione una vera e propria agenda, con scadenze e attività abbinate.
Ricordiamo che fin ora ci siamo concentrati su un progetto di sole tre liste, quando avremo a che fare con dieci, venti liste allora si che inizieranno i problemi e dovremo fare le cose in maniera davvero ordinata, attribuendo ruoli (disponibili nelle versioni a pagamento), usando etichette e tenendo costantemente sotto controllo le scadenze giornaliere.
Conclusioni
Riuscite a trovare adesso delle motivazioni valide per non usarlo?
Le motivazioni che mi hanno spinto a scrivere questo articolo sono molteplici.
Innanzitutto è un tool che merita il giusto spazio, merita di esser conosciuto ed usato in primis.
Secondo, volevo spronare tutte quelle persone che alla domanda “conosci Trello?” mi hanno risposto, sì l’ho sentito ma non lo so usare, non mi piace. Come è possibile non saper usare un programma di una semplicità disarmante come questo, si tratta di pigrizia, di luoghi comuni. Non lo conosco? Allora non mi interessa, non ne ho bisogno. Solo di questo si tratta.
Terzo, per arrivare al miglior risultato non abbiamo bisogno necessariamente di software blasonati. Se non sappiamo metterci in gioco sfruttando tutto quello che abbiamo a disposizione allora non siamo in grado di svolgere al meglio il nostro lavoro. Partire da un tool così semplice come Trello, personalizzarne l’uso per la gestione di team e progetti è una base di partenza ottimale.
Ultima motivazione in favore di Trello è l’esistenza della versione mobile, in grado di garantire al 100% l’interazione con la versione desktop, da Android a Ios, dal Kindle Fire a Windows mobile, che non fa altro che sostenere la mia tesi: un tool completo che può solamente migliorarsi.
