Io amo scrivere articoli prendendo spunto dalla mia esperienza personale.
A volte trovo idee interessanti sui blog anglofoni, e traduco con piacere le parti che mi interessano per dare corpo agli articoli, ma preferisco di gran lunga descrivere la mia vita professionale.
E oggi ho deciso di affrontare un aspetto complesso della mia attività di un blogger freelance: l’organizzazione del lavoro.
Non voglio fare una semplice lista di app e tool, anche se rappresentano sicuramente un buon punto di partenza. Voglio scendere in profondità e descrivere le azioni, le procedure, i passaggi della mia attività quotidiana.
Praticamente il succo del mio lavoro di blogger e webwriter freelance 🙂
Tutto inizia con Gmail
Gmail è l’interfaccia con il cliente. Attraverso questo programma di posta elettronica organizzo la comunicazione con le persone che vogliono lavorare con me.
Mi possono contattare su Facebook, Twitter o Skype ma la conversazione deve muoversi via email. In questo modo traccio il lavoro da svolgere, gli accordi presi, i dettagli, gli obblighi e le comunicazioni importanti.
Ogni cliente ha un’etichetta con la quale identifico la comunicazione recente, e una sotto-etichetta per le comunicazioni dei lavori terminati. Quando un cliente decide di non lavorare più con me archivio tutto in una etichetta dedicata ai lavori chiusi.
In altre parole non butto niente. Per ottenere il massimo dalle etichette Gmail ti consiglio questa guida ufficiale.
Continua con Google Drive
Dopo il passaggio Gmail arriva la cartella su Google Drive. Ogni cliente ha una cartella, e in ogni cartella ci sono una directory per i file generici (base per la fattura, contratto, fonti, calendario editoriale) e una per ogni lavoro svolto.
Devo pubblicare articoli sul blog di un cliente? Creo una directory per ogni mese di pubblicazione (ciclo 1, ciclo 2…) nella quale racchiudo tutti i file che hanno superato questa procedura:
- Scrivo e condivido con il cliente.
- Correggo eventuali modifiche evidenziate o indicate dai commenti.
- Comunico l’avvenuta modifica.
Google Drive è il mio miglior alleato. Senza il suo sistema di condivisione e modifica in tempo reale sarei perso. Sul serio. Per questo è diventato il mio socio. Ecco 7 motivi per sposare Google Drive e abbandonare Microsoft.
Poi c’è Calendar
Trello mi aiuta a tener traccia del lavoro, a segnare i progressi e le scadenze, ma Google Calendar mi permette di impostare gli alert delle diverse pubblicazioni.
Impossibile ricordare tutte le pubblicazioni. C’è chi preferisce il lunedì, chi vuole pubblicare il giovedì, e tu devi essere la precisione fatta blogger: non devi perdere un colpo.
Prima utilizzavo le notifiche dell’iPad, poi ho deciso di sfruttare le potenzialità del calendario Google: perfettamente integrato con gli altri servizi di Mountain View, permette di personalizzare al 100% gli eventi e di impostare gli alert via email.
Per usare al massimo questa piattaforma ti consiglio la guida ufficiale di Google Calendar e questo articolo di Mashable.
Organizzato il calendario generale, devi dedicarti a quello del singolo blog. Io uso un foglio di calcolo, ovviamente condiviso con il cliente grazie Google Drive, oppure il plugin Editorial Calendar già presentato su Webhouse. Ti lascio un tutorial dedicato a questo plugin.
E per prendere appunti al volo uso un altro piccolo tool di Mountain View: Google Keep. Lo conosci? È semplice ed efficace, assolutamente da provare.
Concetti fondamentali
Ecco gli strumenti che uso per dare vita alla mia attività di freelance. Il mio ufficio è completamente firmato da Google, ma anche 100% cloud. Un vantaggio per chi si sposta in continuazione e ha bisogno di raggiungere sempre i documenti.
Ma non voglio dare tutta l’attenzione ai tool. Sono utili, certo, ma devono essere gestiti da persone con le idee chiare. Non sono un esempio di determinazione, ma ho sempre seguito alcuni concetti fondamentali che mi hanno aiutato a lavorare bene, con soddisfazione. Li sintetizzo qui:
- Tutta la comunicazione deve essere archiviata. Quando cerchi una email la devi trovare, soprattutto quando il cliente ti sta accusando di aver fatto qualcosa senza il suo benestare .
- Devi coinvolgere il cliente nella fase di revisione. Questo ti permette di evitare sorprese in fase di consegna (“ah, me lo aspettavo diverso…”) e di offrire un servizio professionale. Che farai valere nel preventivo.
- Non puoi permetterti sviste. Devi pubblicare, e devi essere preciso in questo compito. I clienti ti pagano per farlo, e prima o poi avrai bisogno di qualcosa o qualcuno che ti aiuti a tener traccia dei vari impegni.
Ovviamente tutto questo rappresenta un punto di vista personale. Gli strumenti che uso per organizzare il mio lavoro sono perfetti per me, ma forse tu hai necessità differenti. Ed è giusto che tu segua le tue abitudini.
Il mio ufficio? ► Gmail ► Google Drive ► Google Calendar E basta!
— Riccardo Esposito (@RiccardoE) October 7, 2013
Ti consiglio, però, di individuare una combinazione base e di sfruttarla al massimo. Tenta, prova, cerca la soluzione giusta. E poi sfruttala fino in fondo seguendo sempre i tuoi obiettivi.
Ora tocca a te
Sono curioso, lo sai. Voglio conoscere le opinioni dei lettori, e in questo caso voglio scoprire le tecniche che hai usato per ottimizzare il tuo processo lavorativo.
Lascia i tuoi consigli e le tue idee nei commenti. Se invece vuoi approfondire l’argomento e imparare a lavorare come un vero blogger ti consiglio di cliccare qui sotto…
