Ci sono diversi modi di lavorare con un cliente, uno di questi, come sai, è lavorare a ore.
Di solito funziona così :
- puoi proporre al cliente un pacchetto, per esempio da 10 ore e farti pagare secondo la tua quota oraria;
- puoi invece svolgere i lavori richiesti e tenere il conto delle ore che impieghi per completarli e farti pagare a scadenze fisse;
- oppure puoi farti pagare a progetto dando una stima del tempo che ti servirà per completarlo;
In tutti i tre casi e varianti, quello che può capitare è di passare da un’attività all’altra senza sapere esattamente quanto tempo si è impiegato su un singolo progetto.
Questo può essere un problema perché:
- non è corretto nei confronti del cliente che ti ha pagato avere fatto per esempio 9 ore, sbagliare e considerne invece 10;
- se ti fai pagare a scadenze potresti dichiarare ore in più oppure in meno, e in questo caso chi ci rimette puoi essere tu o il cliente;
- se ti stai facendo pagare a progetto è utile che tu registri il tempo che effettivamente hai impiegato per quel lavoro, può capitare infatti che si facciano stime sbagliate e che un certo progetto porti via molto più tempo di quello preventivato.
Ora che magari ti trovi d’accordo con il discorso precedente ti chiederai come puoi fare per tracciare le tue attività. Presto detto: traxmo.com.
Traxmo – tiene traccia delle tue attività
Traxmo è un servizio gratuito che ti permette di tenere traccia delle tue attività: traxmo.com
Puoi vedere la demo qui: http://traxmo.com/app#try.
Vediamo alcune sue funzioni:
Lista tasks e gestione del tempo
Nella scheda “tasks” potrai aggiungere le task da completare. Cliccando il primo pulsante scoprirai i dettagli della task.
Potrai aggiungere il tempo già impiegato e quello stimato per completare la task.
Una volta creata la task hai la possibilità di far partire il conteggio e mettere in pausa quando ti sarai bloccato a fare altro.
Avere ben visibile la stima del tempo necessario è un buon sistema per non perdere tempo e per scoprire se poi alla fine era corretta.
La stima potrebbe anche essere un promemoria del tempo massimo che ci è stato retribuito con i pacchetti.
Gerarchia : progetti – clienti e team
Le task sono inserite all’interno di un progetto che può essere aggiunto sia dalla scheda “tasks” che dalla scheda “projects”.
Ad ogni progetto può essere assegnato un cliente e un team che se ne dovrà occupare.
A stessi clienti potranno essere associati diversi progetti, tuttavia le ore e i minuti dedicati ai progetti verranno sommate e considerate nel riepilogo del cliente nella scheda “Clients”.
Aggiungere membri al team è abbastanza intuitivo, ma qual è il rapporto tu – cliente – collaboratore?
Se hai dei membri nel team nel riepilogo del cliente finale verranno conteggiate le tue ore ma anche quelle dei tuoi collaboratori.
Così come tu hai un riepilogo nella sezione “clienti”, i tuoi collaboratori ne avranno uno per te, in modo che tu possa pagare per il loro contributo.
Fatture o promemoria
Nella scheda “Clients” è presente un riepilogo delle ore totali dedicate al progetto, le ore che son fatturabili e le ore ancora non fatturate.
Il sistema permette di creare velocemente delle fatture ma nulla ci vieta di rinominarle come avvisi di parcella, riepiloghi o promemoria se vogliamo usare il nostro sistema di fatturazione abituale (hai letto di siwapp?).
La funzione utile in questo caso è che vengono visualizzate le ore non ancora fatturate, ovvero, come le considero io, quelle che non sono state ancora pagate.
Se si hanno diversi progetti per uno stesso cliente c’è la possibilità di creare la fattura per un progetto specifico.
Qual è la tua quota oraria?
In base a cosa vengono calcolate le fatture? Ovviamente rispetto alla tua quota oraria. In alto a destra, nelle preferenze potrai impostare i parametri standard per le fatture. Nel mio caso ho inserito anche il 4% di tassazione considerando la rivalsa inps.
La quota oraria impostata non è vincolata, al momento della creazione della fattura può essere modificata per quello che si vuole.
Grafici
Nella scheda “time” è possibile vedere quante ore si è lavorato ad un progetto in un giorno specifico. Questo è utile per capire anche quanto tempo stiamo dedicando in generale, se stiamo perdendo tempo o se ci stiamo affaticando di lavoro.
Nella scheda “tasks” si ha invece il riepilogo in base alle task da completare o già completate. Questo riepilogo è molto utile per organizzarci il lavoro giornaliero e quello dei prossimi giorni.
Altre funzionalità
Come al solito ho parlato di quello che personalmente mi ha colpito, ma se vuoi conoscere tutti i dettagli ti consiglio di provarlo.
Se invece non lavori mai a ore e segui solo grandi progetti forse Asana potrebbe fare al caso tuo.
In qualunque caso, questa piattaforma potrebbe essere utile per capire quanti sforzi e impegno ci sono dietro un progetto e se sono retribuiti o se tendi invece a sottovalutare il tuo lavoro. Al contrario, potrebbe servire per capire se lavori abbastanza o se è il caso di darti una mossa.
Se sei agli inizi potrebbe essere un valido aiuto per stabilire una onesta quota oraria che sia valutata tra tempo impiegato, esperienza e professionalità.
Ora che ho finito blocco e chiudo la task, alla prossima!
